Άποψη
Βοηθός AI ή απλός αυτοματισμός για την επιχείρησή σας;
Αν επαναλαμβάνετε την ίδια διοικητική εργασία, ξεκινήστε καταγράφοντας τη διαδικασία. Μπορεί να χρειάζεστε απλό αυτοματισμό, βοηθό AI ή σαφέστερους κανόνες πριν από οποιαδήποτε τεχνολογία.
- Δημοσιεύτηκε
- Χρόνος ανάγνωσης
- 3 λεπτά
- Συντάκτης
Ορίστε την εργασία πριν επιλέξετε τεχνητή νοημοσύνη
Αν επαναλαμβάνετε την ίδια διοικητική εργασία, ξεκινήστε καταγράφοντας τη διαδικασία. Μπορεί να χρειάζεστε απλό αυτοματισμό, βοηθό AI ή σαφέστερους κανόνες πριν από οποιαδήποτε τεχνολογία.
Το ουσιαστικό ερώτημα είναι αν η εργασία ακολουθεί προβλέψιμα βήματα ή απαιτεί κατανόηση διαφορετικών ερωτήσεων.
01Χρησιμοποιήστε κανόνες για προβλέψιμες ενέργειες
Μια φόρμα μπορεί να στέλνει επιβεβαίωση, να δημιουργεί εγγραφή πελάτη και να ειδοποιεί τον υπεύθυνο χωρίς συνομιλία με AI.
Το ίδιο ισχύει για πολλές υπενθυμίσεις και αναθέσεις. Αν ένα γνωστό δεδομένο εισόδου πρέπει πάντα να οδηγεί σε συγκεκριμένη ενέργεια, μια διαδικασία με κανόνες μπορεί να είναι ευκολότερη στην κατανόηση και τη συντήρηση.
Για παράδειγμα, η αποστολή αιτήματος στο σωστό εμπορικό email μπορεί να χρειάζεται μόνο σαφές πεδίο και κανόνα δρομολόγησης.
02Εξετάστε AI όταν αλλάζει η διατύπωση
Ένας βοηθός μπορεί να εξυπηρετεί παρόμοιες ερωτήσεις με διαφορετικές διατυπώσεις ή να καθοδηγεί μέσα σε εγκεκριμένες πληροφορίες.
Χρειάζεται όμως όρια: ποιες πληροφορίες χρησιμοποιεί, ποιες ενέργειες εκτελεί και πότε παραδίδει σε άνθρωπο.
Ένας βοηθός κρατήσεων μπορεί να εξηγεί τη διαδικασία και να κατευθύνει στην πλατφόρμα. Η επιβεβαίωση διαθεσιμότητας είναι ξεχωριστή δυνατότητα που απαιτεί αξιόπιστη σύνδεση.
03Καθορίστε την ανθρώπινη παρέμβαση
Περιγράψτε το γεγονός έναρξης, τα απαραίτητα στοιχεία, το αναμενόμενο αποτέλεσμα και τον υπεύθυνο όταν η εργασία δεν ολοκληρώνεται.
Αποφασίστε τι γίνεται αν λείπουν δεδομένα ή ένα σύστημα δεν λειτουργεί. Η αποθήκευση του αιτήματος και η ειδοποίηση της ομάδας μπορεί να είναι προτιμότερη από αβέβαιη απάντηση.
Δώστε εύκολη πρόσβαση σε άνθρωπο. Κρατήστε δεσμεύσεις και εξαιρέσεις μέσα στην εξουσιοδότηση που έχετε ορίσει.
04Ξεκινήστε από μία μετρήσιμη διαδικασία
Επιλέξτε στενό πρόβλημα: αντιγραφή στοιχείων, επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις ή αιτήματα που περιμένουν ανάθεση.
Καταγράψτε την τωρινή λειτουργία και την επιθυμητή βελτίωση. Δοκιμάστε πραγματικά και δύσκολα παραδείγματα πριν τη διάθεση.
Συμπεριλάβετε λάθος πληροφορίες, μη διαθέσιμα εργαλεία και αιτήματα εκτός ορίων. Μετά την έναρξη, εξετάζετε τα αρχεία ενεργειών και τις συνομιλίες.
05Επιλέξτε βάσει της απόφασης που απαιτείται
| Εργασία | Διαδρομή με κανόνες | Πού μπορεί να βοηθήσει το AI |
|---|---|---|
| Ανάθεση δομημένης φόρμας | Δρομολόγηση βάσει υπηρεσίας ή περιοχής | Κατανόηση ελεύθερου κειμένου και έλεγχος |
| Απαντήσεις για υπηρεσίες | Εγκεκριμένες συχνές ερωτήσεις | Εξήγηση των ίδιων πληροφοριών σε συζήτηση |
| Επιβεβαίωση ραντεβού | Έλεγχος ημερολογίου και κανόνων | Καθοδήγηση με χρήση του πραγματικού ημερολογίου |
| Έγκριση εξαίρεσης | Παραπομπή σε εξουσιοδοτημένο άτομο | Σύνοψη χωρίς εξουσία έγκρισης |
06Δοκιμάστε την παράδοση πριν από τη συνομιλία
Υποθετικό πιλοτικό: η φόρμα συλλέγει υπηρεσία και ταχυδρομικό κώδικα, δημιουργεί εγγραφή CRM και ειδοποιεί τον αρμόδιο. Προσθέστε AI μόνο αν οι ελεύθερες ερωτήσεις αφήνουν πραγματικό κενό. Δοκιμάστε ελλιπή επικοινωνία, αίτημα εκτός περιοχής και μη διαθέσιμο ημερολόγιο. Ορίστε πότε σταματά, ζητά στοιχεία ή παραπέμπει σε προσωπικό. Μετρήστε σωστά ολοκληρωμένα και δρομολογημένα αιτήματα.
Το αντικείμενο AI και αυτοματισμών ξεκινά από τη διαδικασία και τις συνδέσεις. Δείτε πώς η εργασία μιας εταιρείας μάρκετινγκ συνδέει CRM και παρακολούθηση πωλήσεων.
Οι οδηγίες του NIST για τους κινδύνους της παραγωγικής τεχνητής νοημοσύνης περιγράφουν ως επινόηση πληροφοριών τις ψευδείς απαντήσεις που παρουσιάζονται με βεβαιότητα. Ελέγξτε τις απαντήσεις με βάση εγκεκριμένες πληροφορίες πριν οδηγήσουν σε οποιαδήποτε δέσμευση.
Αν ένα γνωστό δεδομένο εισόδου πρέπει πάντα να οδηγεί σε συγκεκριμένη ενέργεια, μια διαδικασία με κανόνες μπορεί να είναι ευκολότερη στην κατανόηση και τη συντήρηση.
Hugo Filipe
07Υπολογίστε τη συνέχεια
Κάποιος πρέπει να ενημερώνει πληροφορίες, να ελέγχει αστοχίες και κόστος. Συνδρομές, χρήση και υποστήριξη ανήκουν στη συμφωνία.
Ένα περιορισμένο πιλοτικό έργο βοηθά πριν την επέκταση. Η Studio 17 μπορεί να αξιολογήσει μία διαδικασία και να προτείνει κανόνες, AI ή συνδυασμό.
Ξεκινήστε από μία διαδικασία
Πείτε μας ποια εργασία επαναλαμβάνεται και ποια συστήματα χρησιμοποιεί η ομάδα σας. Θα εξετάσουμε το επόμενο πρακτικό βήμα.